Règlement, procédures et méthodes de travail
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Les équipes de Ukraine is Europe se réunissent au minimum tous les vendredis et plus en séance unique quand ceux-ci le juge nécessaire.
Le Secrétaire général communique chaque semaine aux représentants au Conseil de sécurité un exposé succinct des actions et des questionnements ainsi que les mesures à voter. Ainsi, le Secrétaire général assure la préparation des documents nécessaires pour les réunions après un tour des membres de la direction et des managements ainsi qu’une consultant des équipes de volontaire.
Les mesures, actions, budgets et projets ou tout ce qui peut requérir un vote est soumis au vote des équipes de la direction et du management. Chaque membre de la direction et du management dispose d’une voix. La procédure de vote est par majorité requise et ainsi sans possibilité de veto.
L’anglais, le français et l’Ukrainien sont les langues de travail dans lesquelles les directeurs de l’association, rédige et régisse les contrats, demande de subvention, relations avec les institutions et autorités. Tous les membres de nos équipes, direction, volontaire ou management parle au moins l’une de ces langues. Notre site internet est disponible en une version spécifique pour chacune de ces langues.
Chaque Pôle est indépendant est dirigé par un responsable qui dispose d’une équipe spécifique. Chaque Pôle dispose de son propre compte bancaire et tiens un rapport de ses activités et des comptes aux autres membres de la direction qu’il présente régulièrement lors des réunions notamment.
L’ensemble de nos projets sont entièrement gérés par nos propres équipes du début à la fin, garantissant ainsi un contrôle absolu de nos actions. Cela englobe l’ensemble du processus, de votre don à la livraison des produits. Nous apportons une importance toute particulière à garantir une parfaite transparence, équité, efficacité et responsabilité à chaque étape du processus. Grâce à notre équipe de gestion en interne, nous avons la possibilité de choisir et comparer les meilleurs prix disponibles, en sélectionnant les produits les plus rentables et durables afin qu’un maximum des bénéfices puissent revenir à la communauté Ukrainienne.
Notre trésorier vérifie régulièrement les comptes communs de l’association ainsi que de chaque Pôle d’activité et assure la traçabilité des produits et des finances que la provenance vienne de donations privés ou de subventions.
Toutes personnes interne comme extérieure à l’organisation peut demander le rapport de direction que ce soit au niveau du budget, des dépenses ou de l’achat, des accords ou contrats conclut ainsi que les rapports d’activités auprès de la secrétaire ou du trésorier.
Tous les éléments incombant à la sécurité des équipes et des projets sont étudiés et votés. Les membres sont libres de participer ou non aux projets et missions réalisées, ils sont responsables de leur propre sécurité et des décisions qui incombes à leur personne. L’organisation fournit à tous ses représentants (et invités quand c’est le cas) sur le territoire Ukrainien le nécessaire de secours, casque, gilet pare-balles et autre fourniture nécessaire à leur activité.
Notre code éthique met en avant les principes de neutralité et d'impartialité au cœur de nos actions. La neutralité signifie que nos actions humanitaires restent à l'écart des controverses politiques, raciales, religieuses ou idéologiques. L'impartialité exige que la priorité soit accordée à l'urgence des cas de détresse, sans discrimination fondée sur la nationalité, la race, le genre, les croyances religieuses, la classe sociale ou les opinions politiques.
Nos actions humanitaires répondent à la nécessité d'atténuer les souffrances humaines partout où elles se trouvent. L'objectif principal de ces actions est de protéger la vie et la santé tout en respectant la dignité humaine.
Nous apprécions votre opinion et nous efforçons d’établir un dialogue ouvert. Vos commentaires nous aideront à améliorer la qualité de nos projets et à mieux répondre aux besoins de ceux qui sont en souffrance. Merci pour votre contribution à notre travail.
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